こんにちは、エンジニアの@dachi_023です。先週くらいから新型コロナウイルスの感染拡大に伴って在宅リモートが導入された、という内容のプレスやニュースをよく見かけるようになりました。コネヒトでも同様に在宅リモートの推奨、ラッシュ時の電車通勤は原則禁止、などのアナウンスがあり、これまでリモートワークをしていなかったメンバーもリモートワークを導入して自宅から働いています。
ですが、いきなり「皆さんそれではリモートワークしてください！はいどうぞ！」と言われても家からどのように働けば良いのか・・・となり、ただただ生産性が落ちてしまうだけです。もちろん健康第一で導入されている今回のリモートワークではありますが、出来ることなら効率をなるべく落とすことなく働きたいです。
コネヒト開発部では今年の頭からリモートワークの試験導入を行っており、エンジニアとデザイナーが週に2日ほどリモートワークしてどういったツールを使うと良いかとか、ビデオ会議やチャットでのコミュニケーションを改善して業務が円滑に進むようにするためにはどうしたら良いかなどの調査や検証をしていました。本記事ではその検証結果を公開し、今回の件で初めてリモートワークを導入した企業の方々の参考になれればと思っています。
リモートワーク導入にあたり理解しておきたいこと
在宅で働くことはオフィスに来て働くことの上位互換ではないです。通勤がなくなるのでそこに関しては最高なんですが、チャットはやり取りに少し時間がかかったり、ビデオ通話は多少とはいえ遅延があり最初のうちは会話しづらく、オフラインで対面で話すのに比べてコストがかかることもあります。などなど、それぞれで得意なこと、不得意なことがあります。そうした状況をリモートワークするメンバー、オフィスにいるメンバーがそれぞれ理解して、協力しながら進めていく必要があります。
リモートワークはノリだけで始めると辛い
色んな記事で散々書かれていることですが、リモートワークは「スキル」です。どうやったら物理的に離れているメンバー同士でうまいこと協力していけるか、を考えて実践し、改善していかなければいけません。個人で改善できることもありますし、会社としてリモートワークが快適に行えるような土台を作ることも必要になってきます。会社にいる時と同じやり方では上手くいかないことも多々発生するのでそういった点を解決していくのが導入後すぐに発生する仕事になると思います。
チェックリストを作成する
全社向けに自宅の環境やリモート時の意識についてのチェックリストを作成しました。これによって何があった方がいいのか、在宅で仕事をするためにやっておくべきことをある程度把握してもらいたい、という狙いがあります。
自宅環境の整備について
必須なもの
- ✅ インターネット回線は契約してあるか
- モバイルルーターなどでも可 (ただし光回線の方が速い・安定する)
- 自身の業務を行うのにストレスのない回線速度が出ているか
- ✅ 作業スペースは確保できているか
- 近くにPC等を充電できるようコンセントがある
- ✅ ビデオ会議用のイヤホンはあるか
- 自分が使いやすいものであれば何でもOK
- 移動する際とか面倒なのでワイヤレスがオススメ
- ✅ カメラはあるか
- カメラがついているノートPCであればそれを利用する
- ついていないモデルの場合は購入することをおすすめします
- ✅ 誘惑を断ち切れるか
- テレビなどのコンテンツに意識を持っていかれていないか
- ✅ 残業時間を気にする意識はあるか
- いつでも働ける状態なので気をつける
- 適切な業務量と時間を維持する
- ✅ 家族、パートナーに在宅で働くことが理解されているか
- 業務時間中に家事をお願いされる
- 話しかけられる頻度が多い
- 働かないと・・・でも家の事も・・・みたいになって辛い
あればなお良い
- ✅ Wi-Fiが使えるか
- ✅ 長時間座っていても身体が痛くなりにくいデスク、椅子などはあるか
- ✅ 外付けディスプレイはあるか
オフィスにいるメンバー向け
リモートワークしているメンバーと一緒に働くためには以下に注意しましょう。
- ✅ オフラインでしか得られない情報を無くす
- 会社来い！って言ってるのと変わらなくなっちゃうので
- 必ずオンラインのどこかで確認できるようにすること (Google Drive, 情報共有サービス, など)
- ✅ 勤怠などについて監視しすぎない
- 所詮カメラで映している部分しか動きは見れないし、互いに疲弊するのでやめる
- プロセスよりも最終的なアウトプットを評価する
- ただし、今働いているかどうかは知れたほうがいいので始業・休憩・終業くらいはルール化する
使用しているツール
リモートワーク時に使用しているツールは下記の通りです。
- チャット : Slack
- ビデオ会議 : Zoom, Google Hangouts Meet *1
- ゆるい繋がり : Sneek, PukkaTeam
- スピーカーフォン : SP 30 +
- ノイズキャンセリング : Krisp
- 勤怠管理 : ジョブカン *2
2つ書いてあるところはまだ検証している途中のもので、部署やチームによって使っているツールがバラバラな状態です。最終的にはどちらかに統一される予定になっています。
以下、必須ではないものの使ってみたら意外と良かったものを紹介します。
ゆるい繋がりを生み出すツール
SneekとPukkaTeamは一定間隔で写真を撮ってチームメンバーの現在の状況を共有するためのツールです。どちらもモザイク機能があり顔や部屋を映したくない場合にも利用できます。効果は人による、といった感じで特にメリットを感じない人もいますが、見られている感があって仕事をやる気になる、という人もいました。どちらのツールも機能はほとんど一緒なのですが、Sneekはウィンドウサイズに合わせて写真のサイズが変わるので小さくして画面端に置いておくのに便利でした。
ノイズキャンセリング
Krispをインストール後にZoomやHangoutsの入力側として設定すると環境音などを軽減してくれます。今のところ軽減が確認できたのは以下です。
- テレビの音
- 外を走っている車の音
- 強風時の風の音
テレビに関しては結構な音量で流れていたにも関わらず実際に通話した人に聞いてみると「たまにうっすらと聞こえる程度で差し障りはない」とのことだったのでそれなりに効果がありそうでした。
スピーカー側の設定もあるのですが、普段使っているイヤホンでノイズキャンセリングを有効にしたら音声がブツブツと切れるようになってしまったため私は無効にしています。
チャット上のコミュニケーション
普段から利用しているSlackでのコミュニケーションにおいても、今一度意識してみてねということで社内に展開したものが以下になります。なのでリモートワークだからやってくださいね、という内容ではないです。
利用頻度を落としすぎない
- ひとりでいるとチャット画面と向き合う時間が少なくなりがち
- 周りに人がおらず、ずっと集中しているので大事な用がある時くらいしか開かなくなりがち
- リモート解禁でただでさえコミュニケーションコストが上がるので更に上がらないようにする
- いつでも話しかけられる、話しかけられやすい状態を作れるよう意識する
- また、通話やビデオ会議の際によそよそしくならないようにしておく
- この人と久々に話したかも、となると気まずい感じになったりするのでチャットコミュニケーションも大事にする
とりあえず反応する
- メンションなど来た時にとりあえず反応だけしておくと相手が見てくれていることを確認できる
- 「後でちゃんと返します！」でもいいのでやると良い
- 都度ちゃんと返す、をやり始めるとずっとチャットに張り付くことになる
- 非同期コミュニケーションの良さがなくなるためそれは避けたい
- 共有だけの連絡などに関してもEmojiでリアクションするなりして見たよ、が分かるようにする
雑談も大事にする
- 対面で話す機会が減るのでそこを補うようなイメージ
- コネヒトのSlack上には趣味などに関するチャンネルがあるのでそういったものも活用していく
不安を抱えておかない
- 誰も気づかないまま自分だけがモヤモヤしていってしまうため
- 書けばだいたい誰かが拾ってくれるので積極的に書く
察してくれは無理
- 物理的に離れているため表情や雰囲気はほとんど分からない
- ビデオ通話してたとしても見えている範囲は限られるのでオフラインに比べるとやはり弱い
- 書いたことしか伝わらない、くらいの感覚でいたほうが良い
- テキストのやり取りは含められる情報(感情とか)が少ないのでなるべく伝わりやすい文章にする
やりとりの数を減らす
- 1回で伝えられる量を意識しないと何度も質問をすることになり時間がかかる
- Yes / Noで答えられるような投げかけを意識するなど、工夫してコミュニケーションを取るようにする
- また、話が長引きそうだなと思った時に速やかに通話に切り替えるなどができればそれでも良い
チャットだけに頼らない
- チャットでのコミュニケーションは気軽だが前述したとおり情報が他の手段に比べ少なくなりやすい
- より深く話し合いたい内容がある時などは通話等の手段を使えるようにしておく
- = 通話に対しての苦手意識を減らしておく
- 通話もオフィスで対面で話すのも同じだとイメージすると良い
ビデオ会議中のコミュニケーション
リモートワーク解禁によって初めて利用する人も多いであろうビデオ会議に関しても意識しておきたいことをまとめて展開しました。
1人1台PCを用意して通話を繋ぐ
- オフィスにいる人達が1台だけ接続して通話するのは良くない
- 3人以上だともう無理。2人なら全員映るからまだ許せる
- 1台に複数人張り付いている場合
- 死角で喋っている人が誰なのかがリモート側からだと分からない
- マイクからの距離が遠くなりがちなので声が聞こえなかったりする
- 誰が発言しているのか、が分かりやすい状態にしておく
オフィスメンバー、1箇所に集まる必要なし
- 全員イヤホンして自席やフリスペでそれぞれ話せば良い
- 集まるとどうしても物理的に近い側が優位になりリモート側が隔離されるタイミングがある
- あと、会議室をいちいち取らなくて良くなる
- 自席などで周りに人がいる状況で独り言的に話すのは最初恥ずかしいと思うけどそのうち慣れます
喋らない時はミュートにする
- イヤホンせずにスピーカーから音声を流している場合は特にハウリング、山彦するので常に意識してミュートを忘れないようにする
- Zoomでは音が出ている人が分かる機能があり、それの活用にもなる
同時に喋らない
- オフラインでの会話と違い映像・音声共に遅延が発生するので非常にコミュニケーションしづらくなる
- 誰かが喋っている時、他メンバーはミュートにして聞くことに徹すると会話がしやすくなる
- 交代制にしやすくするために喋り終わったら「以上です」などを付けるようにすると分かりやすい
会場は通話部屋
- 会議室やオフィスは会場ではない
- HangoutsやZoomに作成した通話部屋が会議の会場である、という認識を持つ
- 画面越しの人たちも会議に参加していることを意識してコミュニケーションをとる
なるべく物理ツールを使わない
- 共有がしづらい、デジタル化しづらいため極力避ける
- ホワイトボードが使いたいならMiroなどを使うと良い
- オンライン上で共同編集が可能、閲覧もそのまま出来る
共有できるものはする
- 議事録や資料など、URLを先に伝えておいたり、画面共有したりする
- 「聞き取れなかった」「さっきの資料を再確認したい」といったメンバーがいることを考慮する
大人数での議論は避ける
- ROM専(聞いているだけの人)が増えるだけなので大人数集まるのは非常に効率が悪い
- 肌感だが頑張っても8人くらいが限界だと思う
- 少なければ少ない方が楽ではある
- 8人に収まらないような会議はそもそも会議の内容もメンバーも分割した方がいい
喋りますの合図を決めておく
- あると便利くらいの感じで別に必須ではない
- 手を挙げるとか、Zoomであればリアクション機能を使うなどして合図を決めておくと誰が喋るかが分かりやすい
- ファシリテーターがいればそれで良い場合もある
さいごに
たまたま開発部がリモートワークの検証期間中であったため、そこまで大きな混乱もなく導入、良いスタートダッシュが切れています。ですが、改善できる箇所はまだ沢山残っているので、今後も改善を続けていき今よりも高いパフォーマンスを発揮していけるようにしたいです。もし皆さんの会社でも導入しようか考えている、導入したが上手く機能していないと感じた時、この記事を読んでいただいて何か参考になるものがあれば良いなと思っています。
