🎅この記事はコネヒトアドベントカレンダー2022 11日目の記事です🎅
昨日は aboy さんによる Win Session についての記事でした！ tech.connehito.com
こんにちは！@TOC です。 今回はチームで行っている議論の場を設ける工夫について書きたいと思います。
tl;dr
- チームの人数や役割が増えてきて、日程調整難易度が上がっていた
- 固定で自由に話せる枠を設けるようにしてみた
- チーム内の議論が最近活性化してる気がするよ！
目次
もっとチームで議論したい！でも日程調整難しい！
背景
僕が所属するチームはママリアプリのユーザー体験向上を目指しています。
チーム構成としては PdM、PMM、エンジニア、デザイナーなど様々な職種で構成されており、各職種目線でユーザー体験向上のために日々議論することが多いです。
議論しているお題は、「なぜこの機能を作るのか、ユーザーのためになっているのか、について話したい」、「日々のスクラムイベントの改善案を壁打ちしたい」など様々。
都度時間を取ってもいいですが、以下のような課題感がチーム内で上がりました。
- チーム横断で関わっている人もいるためミーティングの調整難易度が高い
- 突発的なミーティングが作成されることもあるので、スプリントのリズムが予想しづらい
レトロスペクティブでも話題に挙がるように、チーム内での関心が高い議題でした。
関心度が高く、何回も議題になっていた件だったので、チーム内で解決できる工夫を考えました。
都度予定を抑えるのが難しいならイベント化しよう！
チームメンバーのカレンダーを見ると直近1週間は予定が埋まっているけど、3週間後とかはまだ予定が入っていない状態でした。
また、スクラムイベントのような固定化したイベントは開催できていることを考えると、ディスカッションもスクラムイベントの一つのように考えて、固定化すればいいのでは、という話になりました。
そこで誕生したのが、チームのボックスミーティングです！
（ボックスミーティングのコンセプトは既に開発組織で行われていたミーティングを参考につけました。ボックスという枠を用意しておいて、好きに使ってね🙌という意味を込めております）
どう運用しているのか
ミーティングの議事録に下記のようなテンプレートを用意しております。 何か話したいことがある人は、空いているボックスに必要な時間と内容を書いておきます。
弊社では Notion と Slack を利用してますが、記入をすると通知が飛ぶようにしておけば、次回何を話すのかをメンバーが知ることができるので、心の準備ができる工夫もしてたりします。
話題がないときはチームでもくもく会をしようって話してますが、大体ボックスが埋まるので、まだもくもく会にはなっていません笑
今までに話した議題を一部紹介します。
このようにワークの導入説明や、ブレインストーミング、今期やることの共有など、利用の仕方は様々ですが、毎回議論が白熱しています 🔥
導入してみどうよ？
導入してみると、何か話したいことができた時に「それボックスミーティングで話しましょうか」という会話が増えて、話し合いの場として最初に想起される場になりつつあります。
また、イベントとして固定化されているため
- 都度日程調整をする必要がない
- スプリントのリズムが掴みやすく突発的なミーティングが減った
といった嬉しい効果がありました。
メンバーからも「ボックスミーティングは機能している」という声も上がっているため、引き続きこのイベントは続けていこうと思っています。
まとめ
今回はチームでの議論の場を設けるためのアイデアとして、イベントとして固定化する方法を紹介しました。
もし、チーム内での議論を活性化させたい、日程調整に悩んでいる方がいたらアイデアとして参考になれば幸いです。
とはいえ、余計なミーティングを減らしたり、ミーティング時間を有意義なものにする、といった別の課題は今後も向き合っていかなければいけないことだとは思うので、時間を取ることの意味をちゃんと考えていかなければいけないな、と思います。
改善していく！💪
